ストレスチェックコラム

ストレスチェックの結果の保存方法と注意点

企業が従業員の労働環境やメンタルヘルスをチェックするために有用なストレスチェックですが、その結果は大切な個人情報となるため、保存の方法や場所、期間について規則が定められています。コンプライアンスを正しくするためにも、ストレスチェック結果の保存方法を把握しておきましょう。

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ストレスチェックの保存は事業者か実施者が行わなければならない

　ストレスチェックの結果は、原則的に事業者か実施者が行うことが、厚生労働省が定める「労働安全衛生規則」によって規定されています。どちらが保存を行うかについては、結果の開示と同様、労働者の同意の有無で異なり、同意があれば事業者が、なければ実施者が行います。

　そのため、結果の閲覧をしないからと、同意を得られていない労働者のストレスチェックの結果を事業者側で保存することは好ましくありません。もし、同意を得られなかった場合には、実施者が保存することが望ましいとされています。

　また、保存する結果とは、3つの結果とデータを指します。具体的には高ストレスに該当しているかを示す「評価結果」、面接による指導の対象であるかについての「判定結果」、そして、ストレスチェックのデータです。該当しない書類や受検者が記入した調査票原票は保存が義務付けられてはいません。

ストレスチェック結果の保存方法と期間

　保存方法や保存場所については、労働者の同意が得られている場合には、会社の衛生委員会やそれに相当する組織が調査・決定します。保存方法は、ストレスチェックの実施方式により異なりますが、紙もしくはデータによる記録が規則によって認められている形式です。

　ストレスチェック結果の保存場所は、紙の場合であれば資料室や保管庫、データの場合には企業のサーバー内であっても構いません。いずれの形式でも、第三者が結果を見ることができないよう厳重に管理することが必要です。特にデータでの管理は、漏洩することがないように適切に保存することが求められます。

　社内のネットワークのセキュリティはもちろんですが、「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」等を参照しながら、パスワードの設置や保管庫の施錠など、不備がないように注意しましょう。

　また、保存期間については「5年間」と同規則内で定められています。事業者が保存をする場合には、労働者から得た事業者への開示についての同意書も含めて保存をしておくようにしましょう。

保存に関する注意点

　ストレスチェックの結果の開示について事業者が同意を得られていない場合には、事業者から実施者に保存も委託することが好ましいとされています。外部に嘱託している産業医が実施をしているケースでは、契約の内容に予めストレスチェック結果の保存も委託することを含んでおくとスムーズです。

　もし、実施者が何らかの理由で保存が難しい場合で、事業者への開示に同意が得られないときは、実施者のほかに、社内の衛生管理者といった実施事務従事者がいれば保存を任せることが可能です。実施事務従事者が保存をする場合には、社内での管理も認められています。任された実施事務従事者は、セキュリティの管理に責任を持ち、個人のストレスチェックが事業者を含む第三者に閲覧できないような状態にしなければなりません。

　また、ストレスチェックの実施者となる委託先が毎年変更されるようなケースでは、それぞれの実施者が実施した結果のみを保存することとなります。そのため、実施事務従事者を社内に配置し、保存をする体制にした方が、結果が散逸せず管理がしやすいです。実施者が外部委託をしている産業医の企業は、覚えておくと良いでしょう。

まとめ

　ストレスチェックは、平成26年6月25日に公布された労働安全衛生法の一部を改正する法律により、ストレスチェックと面接指導の実施等を義務づける制度が創設されました。

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